Meeting improvement

1. Wat is meeting improvement?

Via meeting improvement geven we vorm aan een nieuwe overlegstijl die minder focust op hiërarchie maar des te meer op eigenaarschap en de echte noden van een team. Spanningen worden hierbij niet genegeerd maar fungeren juist als brandstof voor elke vergadering. We hanteren een duidelijke structuur tussen en binnen de vergaderingen om de te bespreken thema’s efficiënter en gerichter te kunnen aanpakken. We stellen twee soorten meetings voor: de governance meeting en de operationele meeting. De governance meeting is bestemd om duidelijkheid te scheppen in de verschillende rollen, verantwoordelijkheden, processen en procedures binnen elk team. Een operationele meeting creëert transparantie en biedt de mogelijkheid tot het afstemmen van de verschillende taken. Elke meeting heeft zijn vaste structuur en facilitatietechniek met als doel efficiënter te vergaderen en te focussen op de achterliggende oorzaak van een probleem of spanning. Uiteindelijk leidt dit tot teams die beter samenwerken en meer gedaan krijgen met minder tijd en middelen. Kortom, spanning wordt omgezet in energie!

2. Waarom meeting improvement?

Er zijn verschillende redenen waarom meeting improvement een meerwaarde zou kunnen betekenen voor uw organisatie:

• Vermijden van onnodig veel en lang vergaderen: via de gestructureerde techniek worden discussies beperkt, ook al komt iedereen aan bod en wordt er rekening gehouden met elke mening. De aard van het agendapunt bepaalt in welke soort meeting het punt besproken wordt, waardoor er niet wordt afgeweken en er geen tijd verloren gaat. Het juiste type agendapunt in de juiste soort meeting en het gestructureerd nemen van beslissingen maakt dat vergaderen op een hoger ritme mogelijk wordt. Agendapunten worden sneller behandeld en beslissingen vlugger genomen.
• Vervulling van de actuele noden van een organisatie: met de introductie van Het Nieuwe Werken en het opstarten van zelfsturende teams wordt de nood aan een duidelijke rolverdeling en goede afspraken alsmaar groter. De twee soorten meetings focussen zich op al deze aspecten om zo een betere samenwerking te garanderen.
• Elke spanning wordt behandeld: we maken de agenda ter plaatse op. De agenda vormt hierdoor een weerspiegeling van persoonlijke, actuele spanningen. Op die manier wordt er geen aandacht en tijd verspild aan niet relevante zaken en worden er geen frustraties over het hoofd gezien. Elke spanning komt aan bod en wordt behandeld.
• Oplossingsgericht vergaderen: in plaats van te kijken naar de problemen en de oorzaken, wordt er oplossingsgericht te werk gegaan. Iedereen doet zelf voorstellen om de eigen spanningen op te lossen. Op die manier eindigt een vergadering met energie in plaats van met frustraties, moeheid,…
• Betere voorbereiding + effectief uitvoeren van actiepunten: doordat men ter plaatse aangezet wordt tot het oplossen van de eigen spanning, zullen werknemers zich beter voorbereiden. Binnen de vergadering worden de actiepunten ook duidelijk vastgelegd.
• Elke mening heeft een invloed op de beslissing: door te werken met een facilitator en een bezwarenronde wordt ervoor gezorgd dat ieders mening gehoord wordt, ook die van de meer introverte collega.

3. Hoe zorgen we voor meeting improvement?

Via meeting improvement zetten we een stapsgewijs proces in gang om in de goede richting te evolueren: efficiënter en beter vergaderen. De facilitator (intern/extern) bewaakt de structuur en timing. Elk agendapunt wordt aan de hand van dezelfde stappen behandeld: het start met het formuleren van een spanning en eindigt met een oplossing en actiepunt. De facilitator houdt zich strikt aan de methodiek waardoor soms zeer emotionele discussies vermeden worden, maar toch iedereen aan bod komt.

4. Doelgroep

Het traject gaat dieper in op het thema meeting improvement en zet een evolutie in gang om vergaderingen vlotter en efficiënter te laten verlopen. Via deze weg helpen we teams om beter samen te werken en meer gedaan te krijgen met minder tijd en middelen.

Onze doelgroep zijn (1) lijnmanagers en leidinggevenden die efficiënter met hun team aan de slag willen gaan, (2) HR-managers, HR business partners en opleidingsverantwoordelijken die de nieuwe werkvormen willen leren kennen om ze nadien binnen de organisatie te implementeren en (3) teams die willen innoveren, experimenteren en verbeteren met behulp van een nieuwe meeting aanpak.

5. Liever op maat tot actie komen?

Wij werken graag mee aan jullie intern project. In co-creatie stellen we samen criteria op waar jullie met de nieuwe meeting aanpak naartoe willen. Op basis daarvan werkt Dynamo een plan van aanpak uit. We observeren de huidige vergaderingen en bekijken welke verbeteringen we kunnen aanbrengen. Via een fictieve case en een facilitator van Dynamo wordt de methodiek van de twee soorten meetings aangeleerd.

Samen maken we de opstap naar een efficiënte en evenwichtige werkorganisatie met beter samenwerkende teams!

Stuur gerust een bericht naar info@dynamo.be