Het wereldcafé zorgt ervoor dat een (grote) groep mensen die elkaar anders niet of nauwelijks zouden spreken in korte tijd van gedachten wisselen over een bepaald thema. Het is een creatief proces om een dialoog tot stand te brengen en kennis uit te wisselen over een bepaald thema. Essentieel is dat men een informele sfeer creëert door de grote groep deelnemers op te splitsen in kleinere groepjes van 4 à 5 mensen die het gekozen onderwerp bespreken aan kleine ‘cafétafels’. De samenstelling per gesprekstafel wisselt, omdat men in een aantal korte conversatierondes van 20 à 30 minuten telkens doorschuift naar een ander groepje. Er blijft echter altijd één persoon aan de tafel zitten als ‘gastheer/vrouw’ . Hierdoor ontstaat een snelle informatie-uitwisseling en creëert men gedeelde kennis. Alle ideeën worden nauwkeurig genoteerd op een groot vel papier dat steeds op dezelfde tafel blijft liggen. Aan het begin van elke nieuwe ronde verwelkomt de ‘gastheer/vrouw’ de nieuwe groepsleden en vat kort de belangrijkste ideeën en thema’s samen die net besproken werden. Op het einde van het proces verzamelt men de verschillende vellen papier en worden de resultaten gepresenteerd in een plenaire sessie.
Bijzonder geschikt voor grote groepen. Van 8 tot 1.000 mensen. Bij grotere groepen is het goed om meer procesbegeleiders te voorzien.